Конструируем форум

Предприниматели учатся проводить мероприятия

23 марта 2018

Решили провести крупный форум или не очень масштабную, специализированную выставку, конференцию, симпозиум? В любом случае надо знать и основные принципы организации подобных мероприятий, и грамотные практические приемы. Получить бесплатную консультацию по таким вопросам – просто удача.

Специалисты Московской Конфедерации промышленников и предпринимателей (работодателей) решили поделиться секретами организации крупных медийных мероприятий и провели в минувший четверг мастер-класс по этой интересной теме.  

Конечно, одна консультация не заменит многолетнего профессионального опыта. Однако надо же с чего-то начинать. И даже если вы уже пробовали свои силы в организации публичных мероприятий, совет бывалого человека никогда не будет лишним.

Заместитель руководителя аппарата МКПП(р) Евгений СЫЧЕВ поделился опытом организации Московского Международного инженерного форума. Это престижное мероприятие собрало в прошлом году более 600 участников. В их числе -- инженеры, учёные, предприниматели, представители руководства федеральных министерств и ведомств, правительства Москвы.

В рамках форума прошли заседания «круглых столов», выставка-презентация новых инженерных решений и передовых технологий. 

Чтобы устроить такое серьезное мероприятие, требуется провести огромную работу, и начинать ее надо задолго до намеченной даты. Евгений Сычев рассказал, например, что уже с января текущего года действует организационный комитет очередного, VI Московского Международного форума -- а ведь он состоится только в ноябре!

Перед организаторами таких событий стоит множество непростых задач. Первым делом надо сформулировать цель (лозунг) предстоящего форума, создать его логотип. Необходимо четко представлять задачи мероприятия и ожидаемый результат. Конечно, надо обсудить с членами оргкомитета, причастными и заинтересованными сторонами перечень вопросов, которые будут вынесены на рассмотрение форума. Исходя из целей, задач и перечня обсуждаемых вопросов формулируется концепция мероприятия.

Важна и финансовая сторона дела. Если удалось найти спонсоров, соорганизаторов, надо оценить их возможный вклад; далее сформировать смету мероприятия. С учетом масштаба сметы вы находите походящую площадку для проведения форума, ведете переговоры с ее хозяевами. И тут важный практический совет: изучите внимательно комплексный прайс-лист – посмотрите, насколько высоки цены, исключите те услуги, без которых можно обойтись. Решите, что вы сможете сделать сами, за что не готовы платить.

Вам предстоит определить, кто будет модераторами и основными докладчиками, согласовать темы выступлений.

Уже стало страшно от навалившихся забот? Не стоит пугаться, надо действовать – опыт нарабатывается на практике.

Итак, вы должны учитывать, на какое время арендуете площадку и четко составить график всех заседаний,  выступлений, сопутствующих мероприятий.

С первых шагов планирования мероприятия надо позаботиться об оповещении возможных участников и освещении события в СМИ – иначе кто же о нем узнает? Надо заблаговременно сделать рассылку сообщений о предстоящем мероприятии, и не один раз (попутно совет ведущего: приглашений должно быть раза в три больше, чем планируемое количество гостей). Надо указать адрес для регистрации потенциальных участников и отслеживать их отклики. Надо подготовить анонсирующий пресс-релиз, а по окончании форума выпустить итоговое сообщение.

Как правило, в преддверии значимого мероприятия организаторы стремятся опубликовать в прессе статьи и интервью, рассказывающие о предстоящем событии, поднимающие проблемы, связанные с его тематикой.

Форуму желательно иметь свой сайт, бланк, сувенирную продукцию с собственным логотипом (авторучки, пакеты блокноты). Надо продумать организацию мероприятий для журналистов, освещающих форум. Одним словом, обеспечить вашему событию достойный имидж и широкую известность.

Однако важнее всего, что остается, так сказать, в сухом остатке – результативность проведенного мероприятия. На финише любого авторитетного мероприятия формулируются рекомендации – перечень  тех задач, шагов, действий, которые предстоит выполнить для воплощения в жизнь итогов обсуждения. Иначе для чего вы собирали людей? Рекомендации направляют всем структурам, от которых зависит выполнение решений форума (съезда, конгресса и т. п.).

Конечно, чтобы проделать такую колоссальную работу, требуются административные, коммерческие, профессиональные компетенции. Надо уметь взаимодействовать с отдельными персонами и организациями; оптимизировать смету; устанавливать контакты с прессой. И конечно, требуется большой опыт. Именно поэтому ценно каждое слово такого авторитетного ведущего мастер-класса как Евгений Сычев.

Примечательно, что среди участников мастер-класса, представителей московских предприятий, было много молодежи. Возможно, поэтому ведущий дал совет не только как проводить мероприятия, но и как вести себя, если вы сами оказались в числе приглашенных – например, на выставку с платным участием. Воистину полезнейшая рекомендация: если вас приглашают на мероприятие, которое состоится, скажем, через полгода, не спешите немедленно платить. Это не тот случай, когда цены вырастут по мере приближения события – скорее наоборот! Поблагодарите за приглашение, оцените конъюнктуру и определитесь с участием и оплатой не ранее чем за месяц до события.

 

В заключение необходимо добавить, что в 2017 году МКПП(р) включилась в работу по консультационной поддержке бизнеса. Об этом сообщил начальник управления промышленности Конфедерации Александр АКИМОВ. Он заверил, что специалисты от МКПП(р) готовы даже выезжать на предприятия, чтобы проводить консультации по мерам господдержки.

Не обошлось без сюрпризов. Под занавес мастер-класса Евгений Сычев сообщил, что МКПП(р) может бесплатно предоставлять свой зал для проведения мероприятий. Это касается мероприятий по тематике, связанной с деятельностью предприятий, уточнил ведущий. Вот такие интересные шансы выпадают тем, кто хочет чему-то научиться и делает шаги навстречу своей удаче.

Любовь КИЗИЛОВА

Фото "Свой проект"